文書データはOCRするべき理由

文書データはOCRするべき理由

PDFイメージ

今回は、機密文書や書類をPDFで運用する場合、OCRををするべき理由を簡単にご説明します。

OCRとは?

OCR(オーシーアール)は、Optical Character Reader/Recognitionの略で、日本語にすると光学的文字認識と言います。
画像データのテキスト(文字)部分を認識し、文字データに変換するします。つまり、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。
紙に書かれた文字をデジタルデータとして活用するには、従来は人間が読み取って文字に変換するデータ入力と言う作業を行っていました。しかし、単に文字を入力するという作業は正確性にも難があり非常に効率が悪く時間がかかります。この作業を人間の代わりに行ってくれる技術がOCRです。

OCRによるメリット

冒頭でも述べたように、伝票管理の作業は工数がかかり、ミスも起こりやすいもの。そんな手間がかかる作業における、OCR活用のメリットを紹介していきます。

データ化作業の時間削減
紙データの入力作業を人の手作業から、OCRへ切り替えることによって、作業自体の短縮を行えます。また、入力ミスのリスクそれによる二重チェックの時間の浪費を改善することができます。

入力ミスの削減
データ入力のような単純作業は疲労などにより、誤入力・見落としなどのケアレスミスにつながるリスクがあります。OCRを活用すれば、作業時間を短縮した上でミスが少ない状態で、テキストデータ化を行ってくれます。

人件費の削減
OCRにより、手作業でデータ化していた業務を自動化できます。入力に必要であった人的リソースと人件費を別の領域に充てられるので、コアビジネスに注力することが出来ます。

保管スペースの削減
紙媒体で書類を保管する場合、場所を・必要とします。年数の経過と共により広い保管スペースが必要となってくるため、オフィス環境の圧迫や、コストを浪費するケースがあります。 OCRでデータ化をすれば、書類の保管スペースが不要となり、場所の有効活用にもつながります。

過去データの検索が簡単になる

情報を書類やバインダー等で保存している場合、そこから過去のデータを探し出す事は、労力と時間を必要とします。OCRで情報を文字データ化しておけば、パソコン上で必要な情報を手軽に検索する事が可能になり。情報管理もしやすくなります。

過去データの編集・活用がスムーズにできる
情報が書類のままだと、書類やグラフなどを作成しようとしても、データを改めて手入力する無駄な作業が発生します。OCRでデータ化しておく事で、表計算ソフトなどを利用して簡単にデータを編集・作成することができるようになります。

OCRの注意点

冒頭でも述べたように、伝票管理の作業は工数がかかり、ミスも起こりやすいもの。そんな手間がかかる作業における、OCR活用のメリットを紹介していきます。

文字認識精度が低いケース
書類の内容によっては文字認識精度が下がる場合があります。まず、PCで出力された文字は精度が高いですが、手書きの文字は認識精度が下がりやすくなります。他にも、古い書類で、文字がかすれていたり、文字と紙のコントラストがあまりはっきりしないものも文字認識の精度が下がることが有ります。
現在では過去の読み取り内容をAIが学習し、認識精度を向上させる「AI-OCR」という技術も有るため、認識精度を求める場合は、「AI-OCR」の導入も視野に入れる必要が有ります。

参考:
AI-Inside Tegaki

まとめ

生産性の向上や経費削減の観点から、書類データのOCR処理は今後の働き方や効率化の点から必須になっていく技術です。

OCR処理を伴うに文書の電子化(PDF化)自体は、書類をスキャンしていくだけなので決して難しい作業ではありません。しかしながら、大量の書類の電子化はバインダーやホッチキスを外す前準備とスキャンで多くの時間がかかります。 社内の優秀な人材を電子化に割く事は得策とは言えません。BPO文書電シカにお任せいただく事で、文書の回収→前準備→電子化→廃棄処理まで当社一貫でご対応致しますので、会社のリソースはコアビジネスに集中して頂けます。

機密文書や社内書類の電子化でお悩みの方は、文書電子化サービスへお気軽にご相談ください。

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